仕事のスケジュールの立て方を解説！上手くやるコツは作戦計画を立てることだ

今回は仕事のスケジュールの立て方について解説します。

スケジュールとはただ着手順に所要工数の分だけ線を引くことではありません。どうすれば期間内に上手くゴールにたどり着けるかを考えることが大事です。つまり作戦計画を立てることなのです。

具体的な作成方法についてはWBSやガントチャートなどの書籍が沢山出回っていますので、そちらも参考になります。またロジカルシンキングも学んでおくと役立ちます。

ここではスケジュールを立てる上で考えることや心構え、悪い例などを紹介していきます。

WBSについてはこちら

https://ja.wikipedia.org/wiki/Work_Breakdown_Structure

ガントチャートについてはこちら

https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%AC%E3%83%B3%E3%83%88%E3%83%81%E3%83%A3%E3%83%BC%E3%83%88

仕事でスケジュールの作り方に悩んだ方や、上手く作れないという方の参考になれば幸いです。またマネジメントを学びたい方や、スケジュールの立て方がよく解らないという新人・若手ビジネスパーソンの参考になれば幸いです。

仕事においてスケジュールが必要な理由

実現性のある計画を立てるため

スケジュールを立てる1つ目の理由は、実現性のある計画を立てるためです。

自分自身がこれから仕事を進めていく上で、どんな作業を、どんな順序で、どのくらいの時間をかければできるのか検討するためです。

仕事を回していく上で考えることは沢山あります。何か問題が発生した都度対応を考えていては後手に回ってしまい、ゴールは遠のいてしまいます。

また作業順序を間違えた、作業ボリュームを見誤ったなどのミスは多々発生します。

だからこそ事前に色々なことを考慮しながら作戦を立てる必要があります。スケジュールを立てることは作戦を立てることだと覚えておいてください。

関係各者と合意を取るため

スケジュールを立てる2つ目の理由は、関係各者すなわちステークホルダーと合意を取るためです。仕事としてはこちらの方が大事です。

仕事において納期は非常に重要です。いつまでに何ができるのかをステークホルダーに伝えて合意を取る必要があります。あなたの作戦をスケジュールという形で見せ、この作戦なら目的を達成できると説明し、納得してもらうのです。

ステークホルダーというのは、あなたに仕事を依頼した上司や顧客、あなたの仕事を手伝ってくれる部下や同僚、後輩などのことです。いずれもあなたがどんな作業をいつまでにやるかを知っておく必要がある方々です。

ダメなスケジュールの立て方

ダメなスケジュールの立て方を紹介する理由

まずはダメなスケジュールの立て方を紹介します。みなさんも見たことがあるかもしれません。

ダメなスケジュールとは、残業を沢山しないと期日までに間に合わないスケジュールや、どう考えても守れないスケジュールのことです。

いずれにせよ残業を沢山して、不毛な作業を沢山して、挙句の果てにはリスケと言う形で期日を延期するのがダメなスケジュールのよくあるパターンです。

ダメなスケジュールのせいで長時間労働を強いられた経験がある方は決して少なくないと思いますし、酷い場合はそんな案件だらけの会社もあります。

ダメなスケジュールは必ず反面教師にしてください。しっかり分析して、どうすればよいのかを考えてみてください。

テンプレートを埋めただけのスケジュールはダメ

社内にあるExcelのテンプレートをコピペして、とりあえず作業項目と期間を埋めましたというスケジュールを私は見たことがあります。スケジュール作成の経験が浅いと、どう作っていいか解らずにこういうことをしてしまうこともあるでしょう。

社内のテンプレートをコピペしたケースでは、スケジュールを作った人に「その通りに仕事が進みますか？」と聞くと、黙るか楽観的に多分大丈夫と答えるかのどちらかが多いです。しかしやってみると全然上手く行かず大変なことになりがちです。

作業的に作ったり、多分大丈夫で作ったりしても、スケジュールは上手く行きません。実現可能でなければいけないのです。

例えて言うなら、こちらは1,000人、相手は2,000人の戦いで、なんとなく大丈夫でしょで突っ込んでいっても負けるのは目に見えていると解ると思います。

そういう作戦計画（この例では作戦もへったくれもないですが）を指揮官であるマネージャーが立ててはいけないということです。

希望をそのままスケジュールにするのはダメ

希望納期をスケジュールにしてはいけません。○月末までにできたらいいなという基準で作ったスケジュールでは絶望を味わうことになるケースもあります。

このような考え方では、都合の悪いことが起こらない前提とし、何でも予想以上に上手く進むという超楽観論でスケジュールを立ててしまいます。その結果、進捗がみるみる遅れ、想定外のトラブルが次々と発生し、残業地獄を味わう羽目になります。

希望納期をスケジュールにした例で私がいくつか見たことがあるものとしては、希望納期の倍くらいの時間がかかった例もあります。

酷いものは4倍くらいの作業ボリュームがあった例もあります。2年かかる作業を半年でやるスケジュールを引き、みるみる遅れ、100時間を超える残業でカバーしているプロジェクトも見ました。

この作業ボリュームが4倍だったプロジェクトは昔私が手伝ったことがあるのですが、スケジュールを守るために100時間超も残業した挙句、まったく守れず嘘で誤魔化すというとんでもないプロジェクトでした。

このプロジェクトではいわゆる偉い人の希望がそのままスケジュールになっていました。どう考えてもそんな期間ではできないのが明らかなのにです。

大企業から中小企業までこういう例があります。しかしこれでは夢を見ているだけです。

仕事は夢を見ているだけでは上手く行きません。このような夢と現実の区別がついていないプロジェクトは反面教師です。

例えていうなら、ダイエットの計画を立てるのに、毎月順調に5kgずつ痩せていくという計画を立てているようなものです。

スケジュール作成で意識すること

ダメな例を紹介したところで、今度は上手く行くスケジュールを作成するために心がけた方がいいことを紹介します。

大事なことは作戦計画を立てること

まず最初に仕事のスケジュールを立てるとはどういうことかを解説します。

ずばり仕事のスケジュールを立てることとは、仕事の作戦計画を立てることです。

ただ順番に必要な工数分だけ線を引いて作ったスケジュールは、計画とは呼べません。そんなことで上手く行くのなら、失敗するプロジェクトは少ないはずですし、誰もが順調に仕事が進んで定時帰りできているでしょう。

よってこの順番で、このやり方で進めて上手く行くか？もっと上手く進める方法は何か？を考える必要があります。

このように仕事を上手く進める作戦計画を立てることが、仕事のスケジュールを立てるということです。

これから役立つ方法を順に解説していきます。

作業をMECEになるように洗い出す

作業の抜け漏れはよく発生します。そのため作業項目を洗い出すときはMECEを意識してください。MECEとはMutually Exclusive, Collectively Exhaustiveの略で、日本語にすると漏れなくダブりなくという意味です。詳細はこちらのリンクを参照してください。

https://ja.wikipedia.org/wiki/MECE

後から作業漏れに気付くと痛いです。そして納期を後ろにずらすことは一般的に難しいです。よって納期を守るためにも、後から作業の抜け漏れに気付くリスクを減らした方が安全です。

リスクを強く意識する

仕事を進めていく上でリスクは必ずあります。リスクは良いことも悪いことも含めて想定範囲外のことです。良いリスクは置いておくとして、悪いリスクは予測してスケジュールを立てる必要があります。

リスクが起きてから考えるのは下策です。リスクは影響が大きくなる前に潰すのが上策です。リスクに対する意識の差は、そのまま残業時間やスケジュール遅延に響いてきます。

また長時間労働と納期遅延を頻発する泥沼化したプロジェクトは、お約束のようにリスクに対する考え方が甘いです。

リスクについては別途記事を書いていますので、参考にしてみてください。

リスクとは後でまずいことになるんじゃないか？こういうことが起きたらどうしよう？というものです。確率・影響度ともに低くなかったら、対策をあらかじめ考えておく必要があります。

ただし発生確率が極めて低い、あるいは影響度が小さいリスクは事前に対処を考えなくてもよいです。なぜなら投資対効果が見合わないからです。

滅多に起こらないけど大きなリスクは、スケジュール作成で対処というよりは、その時に緊急会議が必要になるレベルのものです。大きな問題が起きたら、現場だけでなく上層部も巻き込んで検討しなければいけません。

影響が小さいリスクについては、妥協案も必要です。完璧を目指してはコストも増え納期も遠ざかります。理想ではなく、現実的な予算と納期でできることを目指さなければいけません。

並行でできることを探す

スケジュールを立てることは作戦計画を立てることだと先に書きました。

作戦計画ですので先にやった方がよいとか、同時に進められるかなども考慮します。同時に進められる作業があれば、クリティカルパスを短縮できる可能性もあります。

クリティカルパスの短縮は納期の短縮につながります。よって希望納期に間に合わせられる可能性が高まります。

やらなくてもいいことを探す

投資対効果が低いこと、効果や影響度が小さいことはやらないという判断も必要です。こういう作業が積み重なると、塵も積もれば山となり、ボリュームが膨らみます。100点満点を目指すことはありません。

交渉によってこれらの作業を削ることも、ときには有効です。作業を減らした分だけコストが下がり、納期を短縮できます。またはもっと優先度や効果の高い作業を代わりに入れるという選択ができます。

スケジュールを立てるときはついついやるべきことを洗い出そうとしてしまいますし、これは必要です。しかし別の観点として、やらなくていいことを決めることも大事です。

そしてやらなくていいことを決めることで、全体の作業ボリュームが減ります。ここを覚えておきましょう。

実現可能性を検討する

スケジュールを立てたら、本当にこれで大丈夫か検討しましょう。

夢を見ているスケジュールではいけないと先に書きました。この順序で、こういう進め方で、ゴールにたどり着けるか？この期間で本当にできるか？できないならどの作業のやり方を変えればいいか？この順序で実は手が空いてしまうことはないか？など、スケジュールを作成したら実現可能性について検討します。

ステークホルダーにスケジュールを見せて合意を取ったら、あなたの仕事がスタートします。しかしそれは同時に、あなたはその仕事をそのスケジュールで達成するとみなされるということでもあります。

だからこそ仕事だからスケジュールを立てたではなく、この作戦計画だったら自分は目的を達成できるという基準でスケジュールを立ててください。

そうした上でステークホルダーにスケジュールを見せてください。夢を見ているだけのスケジュールでは後で失敗して失望されてしまいます。

スケジュール管理のコツ

スケジュールの立て方について悪い例とコツを紹介しましたので、ついでにスケジュールを管理するコツについても解説します。

進捗状況をこまめに把握する

スケジュールを立てて仕事に着手すると、想定通りに行かないことも出てきます。よって進捗状況はこまめに把握した方がよいです。

例えば部下や後輩に作業を依頼している場合は、進捗の把握が1週間単位では長すぎるかもしれません。かといって1時間毎に求めていたらマイクロマネジメントです。マイクロマネジメントで効率は上がりませんし、部下や後輩などあなたを手伝ってくれるメンバーはストレスが増えるだけです。

部下や後輩などあなたの指示で動くメンバーは1日1回くらい、経験豊富なメンバーは数日に1回くらいでいいでしょう。私は大体これくらいのペースで進捗状況を確認しています。

顧客や協力会社などの状況については、私は週1回くらい確認しています。さすがに離れた場所にいる他社の方にこまめに聞くと、面倒くさい人だと思われるでしょう。

また仕事全体の進捗状況もできれば1日単位と1週間単位で把握するとよいでしょう。

懸念事項が発生したらすぐに対処する

なぜ私がマイクロマネジメントにならない程度に進捗状況をこまめに把握しろと言うか、その理由を解説します。

それは懸念事項が発生したらできるだけ早く対処するためです。

仕事を進めていくと、当初の想定外の事態は当たり前のように発生します。また怪しい予感がすること、すなわち懸念事項も発生します。

この怪しい予感が厄介なのです。放っておくと大きくなってリカバリーに時間がかかることもあります。火種が出たら消した方がよく、火事になってからでは大変すぎるのです。

だから私は怪しい予感がしたら即対処することを心掛けています。リスクの件でも書きましたが、トラブルの元は大きくなる前に消すことが大事です。

想定外の事態になったら当初のスケジュールに固執しない

残念ながらスケジュールを頑張って立てたのに、想定外の事態が発生して納期を守れなくなるケースもあります。

こういうケースは前提条件が変わったため、どうあがいても当初のスケジュールを守ることはできません。リスケが必要になります。

私は最初に見積やスケジュールを作るときは、前提条件を決めて注釈として書いています。そして想定外の事態になったら別途相談としています。

想定外の事態になったら、すぐに上司に相談しましょう。そして顧客と調整しましょう。ときには上司から顧客に調整してもらうことも必要です。

想定外の事態になって残業地獄に陥ってもリスケしないプロジェクトは沢山あります。私はそういうプロジェクトを沢山見てきました。しかしどうあがいても無理なものは無理です。

計画とは死守するものではなく、状況に応じて柔軟に変えることです。頑張って立てたスケジュールを変えたくないとか、当初のスケジュールを守れないことで怒られなくない、あるいは評判を落としたくないなどと考えてはいけません。

当初の計画に固執せず、柔軟に対応することこそが上手いマネジメントです。これについては別途記事を書いていますので、参考にしてみてください。

また当初の想定が崩れてスケジュールを作り直さなければいけない、すなわちリスケが必要になった場合、リスケはガッツリとやりましょう。

納期を3ヶ月は伸ばさないと終わらないのに、1週間ずつ伸ばすことを繰り返すプロジェクトがよくありますが、とても下手なやり方です。

リスケは中途半端にやらず、作戦計画を立て直すつもりでガッツリとやりましょう。

終わりに

今回は仕事のスケジュールの立て方について、私自身がマネジメントを長年やってきた経験から書きました。

上手いスケジュールを立てることは難しいですし、完璧な見通しは不可能です。しかしここに挙げたことを意識して、考える訓練を積んでいけば、きっとできるようになります。

練習として個人で何かを作るのにスケジュールを立ててもいいでしょう。家族や友達とのイベントや旅行、ダイエットのスケジュールなどでいいでしょう。もちろんダイエットのスケジュールでも夢を見ているだけのスケジュールを立ててはいけません。